Projektinhallinnan keskeiset osa-alueet ovat töiden ajoitus, hankinnat ja resurssien ohjaus. Selkeästi rajatun yksittäisen projektin toteutus onnistuu yleensä kohtuullisen hyvin jopa kokemattomalta projektinvetäjältä silloin kun hän on sitoutunut asetettuihin tavoitteisiin. Mutta todellisuudessa tuskin koskaan projekti on erillinen, muista töistä riippumaton kokonaisuus. Yleensä resursseja tarvitaan useista eri yrityksistä ja yrityksen omia resursseja pitää jakaa järkevästi useampien samanaikaisten projektien kesken, Tällöin projektipäälliköiden pitää tyytyä kokonaisuuden kannalta tarkoituksenmukaisiin kompromissipäätöksiin.

Oma lukunsa ovat suuret investointi projektit, joissa on lukuisia erisuuruisia osaprojekteja ja jokainen toimija pyrkii toteuttamaan oman osuutensa hallitusti ja mahdollisimman kustannustehokkaasti. Tyypillistä näille hankkeille on, että kaikki osa-alueet eivät aina etene ennakkosuunnitelmien mukaisesti. Joudutaan poikkeamaan suunnitelmista, mikä yleensä aiheuttaa myös lisäkustannuksia. Mutta kenelle nämä lisäkustannukset lankeavat? Oikeudenmukaisuusperiaatetta noudattaen aiheuttaja maksaa, mutta varsin usein maksu miehiksi joutuvat heikoimmat toimijat eli ne, jotka eivät hallitse omia projektiosuuksiaan eivätkä tunne projektitoiminnan pelisääntöjä.

Projektinhallinnan perusta on huolellisesti laadittu, täsmällinen ja konkreettinen projektisuunnitelma. Kun tilaaja / rakennuttaja on projektisuunnitelman hyväksynyt, projektipäällikön vastuulla on tämän suunnitelman toteuttaminen. Pieniä muutostarpeita voidaan sopia ja sovitella eri toimijoiden kesken ja näin löytää kokonaisuuden kannalta tarkoituksenmukaiset menettelytavat. Liian joustava toiminta edistää muiden toimijoiden töitä aiheuttaen itselle lisäkustannuksia. Systemaattisesti hoidettu Muutostenhallinta on projektin aikataulu- ja kustannusseurannan ohella välttämätön työkalu, jonka avulla muutosten aiheuttamat kustannukset ohjataan sinne minne ne kuuluvat. Projektisuunnitelman toteuttamista haittaaviin seikkoihin on reagoitava heti niiden i1maannuttua ja tarvittaessa tehtävä tilaajalle kirjallinen ilmoitus kyseisen haitan aikataulu- ja kustannusvaikutusten sekä näiden korvausten maksajan määrittelemiseksi. Valitettavasti ei ole lainkaan harvinaista, että lopulta oikeutta joudutaan hakemaan raastuvasta, jossa tuomareiden lähtökohtana riidan arvioinnissa on, että se mitä ei ole dokumentoitu, ei myöskään ole tapahtunut. Asioiden säntillinen dokumentointi onkin oleellinen osa tehokasta muutostenhallintaa. Moni kokenut projektipäällikkö kirjaa projektipäiväkirjaansa päivittäin projektin kannalta merkittävät asiat. Se on useasti osoittautunut rahan arvoiseksi kirjanpidoksi.