Takanapäin ovat (toivottavasti) ne ajat, jolloin yrityksen laatujärjestelmä löytyi laatupäällikön hyllyn paksuista mapeista. Pölyt pyyhittiin auditointien lähestyessä ja yritettiin muistella, mitä toimintaohjeisiin olikaan kirjoitettu. Laatujärjestelmän huono käytettävyys esti sen tehokkaan hyödyntämisen yrityksen päivittäisessä toiminnassa.
Toimintajärjestelmän tärkeimpiä asioita on sen löydettävyys. Käyttäjän tulee mahdollisimman helposti ja nopeasti pystyä etsimään järjestelmän sisällöstä juuri se hänen kaipaamansa tieto, ohje tai lomake. Ellei se ole mahdollista, ei henkilöstöltä voida odottaa järjestelmän aktiivista käyttöä ja näin ollen sen hyödyntäminen ja kehittäminen on tehotonta.
Yritysten tietojärjestelmät ja henkilöstön kokemukset internetin käytöstä ovat avanneet uusia mahdollisuuksia toimintajärjestelmän käytettävyyden ratkaisevaan parantamiseen. Myös näkemys toimintajärjestelmän sisällöistä on vuosien mittaan kehittynyt. Standardinomaisuudesta on päästy irti ja asioita tarkastellaan liiketoiminnan prosesseihin ja tarpeisiin perustuen.
Myös turvallisuusohjeiden paikka
Tämän päivän toimintajärjestelmä toimii yrityksen tietoverkossa ja sen sisältö on kaikkien intranettiin pääsevien käytössä. Myös yrityksen yhteistyökumppaneille voidaan sallia rajoitettu pääsy toimintajärjestelmään. Löydettävyys on toteutettu yrityksen organisaatiorakenteeseen ja toimintaprosesseihin perustuvalla ryhmittelyllä sekä tarkoituksenmukaisesti avautuvilla selaimen hakuvalikoilla.
Järjestelmän rungon muodostavat edelleen yrityksen toimintaohjeet ja tarvittavat työohjeet, joilla määritetään mm. tekemisen vastuut ja tehokkaaksi koetut työtavat hyväksyttävän lopputuloksen saavuttamiseksi. Ohjeiden lisäksi toimintajärjestelmästä on helposti löydettävissä henkilöstön päivittäisessä toiminnassa tarvitsemat lomakkeet. Täytettyjen lomakkeiden lähetys tarvitsijoille sekä niiden sovitun mukainen tallennus oikeaan arkistokansioon käy myös kätevästi. Eräs tärkeimmistä toimintajärjestelmän sisällöistä on yrityksen ja henkilöstön turvallisuusohjeet, jotka tätä kautta ovat jatkuvasti henkilöstön saatavilla.
Käytettävyys motivoi henkilöstöä
Toimintajärjestelmän hyvä käytettävyys motivoi henkilöstöä hyödyntämään järjestelmää päivittäisessä toiminnassa. Tällöin ihmiset myös aktivoituvat antamaan palautetta järjestelmän mahdollisista puutteista ja ennen kaikkea ehdottavat järjestelmään tarpeellisiksi kokemiaan toimintaa tehostavia parannuksia. Näin ollen ”jatkuva parantaminen” ei kohdistu toimintajärjestelmään vaan itse yrityksen toimintaan, niin kuin pitääkin.
Toimivan ja tehokkaan toimintajärjestelmän sertifiointikin on melko vaivaton toimenpide ja monta kertaa sertifioijilta saadaan hyviä vinkkejä järjestelmän edelleen kehittämiseen.
Kysy lisää Seppo Leppälältä tai Pekka Nurmelta.